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日志

大道至简:这样进行劳动合同管理就简单啦!

已有 39 次阅读2016-11-23 23:59 |个人分类:原创| 劳动合同

 今天,有一位HR同仁找到我,让我帮忙看看他的公司的劳动合同,我一看,不禁给了一个大大的赞,写得很多,很详细厚厚的一本,让任何人看到后都会觉得是一本很严谨的合同,无懈可击。但是,这样的合同,好管理吗?

我们常说的“劳动合同管理“,实际上是指”劳动关系管理“。在日常的劳动关系管理当中,是以劳动法律法规为底线,以劳动合同为保障,在这个基础上,积极开展管理工作,从而促进劳动关系双方的良性发展。

劳动法律法规的完善是国家行政机构的工作;公司劳动关系管理的相关制度、规定是在国家政府部门的基础上,根据企业的特点进行的细化;劳动合同的作用,就是确定劳动关系从开始到结束期间,针对不同的岗位和个人的更进一步的要求的细化。劳动合同对应的细化,其实随着企业管理的不断的完善和标准化,很多都统一了,个性化的地方越来越少。因此,我们在管理劳动合同方面,除了要依法依规之外,更多的是要灵活来管理,不要把简单的事情做复杂了。因地方政策差异,接下来我就以广州市的劳动合同管理作为样板,来谈谈让劳动合同的管理变简单的几个小技巧:

1、合同文本的选择。有很多企业,觉得自己的企业有特点、个性化,所以,在劳动合同管理方面,也有自己的版本。其实,我不建议这样去做。一方面,企业自己制定的劳动合同版本,需要经过一定的法律流程才能生效,比如经过企业内部法务审核、员工代表大会通过、经过劳动局备案等等。这样在流程上会花更多的功夫,还不一定能够起到很好的效果。其实,直接使用地方劳动管理部门出的劳动合同文本就可以了。这个文本已经经过了劳动法律法规方面的专家论证过,经过劳动行政管理部门多年的案例总结过,已经是非常经典的版本了,不需要我们再去花心思研究劳动合同的拟定问题,除非有很特别的案例,这个一定是极少数。

2、填写合同方面,能够手写,不要打印。我见到过有个公司的劳动合同,为了版面的整洁好看,整份合同都是打印的,除了最后的签名环节用了签字。当然,从美观上固然不错。但是,从法律流程上看,内容里面有手写的环节,更能够体现出这个是双方协商的结果,我在以往的操作中,甚至让员工自行填写里面的所有内容,留下他自己的笔迹。如果整份劳动合同都是打印的,在形式上,很容易被判定为格式条款。在司法实践中,往往不利于出具格式条款的一方。

3、关于合同的期限,每个企业有自己不同的管理,我这里主要是提一提”试用期“。一般情况下,很多人会觉得试用期越长越好,因为试用期解除合同相对容易,而且试用期的工资一般较低,甚至有些企业试用期是不买社保的,用工成本低。往往有这样的想法的企业,很多都是劳动密集型,人工成本比较高的企业,只看到了成本一面,没有看到人创造的价值的一面,或者说在引导员工创造价值方面的工作还做得不够。其实不然,试用期越长,后面签订劳动合同的时间也越长,后面的管理存在的风险也越大。凡是都有两面性的。这个要具体岗位具体分析。一般情况下,简单的操作岗位,在一个月左右可以判定这个人是否能够胜任,就不要再延长;有些管理、技术岗位需要更长时间来判断的,可以适当放长试用期的时间,但后者必然是少数。

      4、工作内容。工作内容一栏,不要把这个岗位的岗位职责都写上去,简单的写这个岗位的岗位名称就好。其实,对岗位的管理,在相应的文件里面已经有说明了,这些管理文件,在企业内部都会公开,自然会成为劳动合同的附件。同时,只写岗位名称,在劳动合同变更等方面,操作起来也简单很多。

       5、工作地点。这一栏,根据各个企业的不同情况和岗位的不同情况可以适当宽松来填写。比如,有的公司相对比较稳定,短期类都不会有大的搬迁等等的,就可以写公司的地址,可以具体到街道;有些公司比较灵活的,可能会局部变动办公地址的,可以写到”广州市“或者”广州市天河区“等较大的范围。又比如:有些岗位是天天在公司里面的,可以把地址写的详细,有的岗位需要在一定范围内走动的,如销售类,可以把地址写的大一些,区域性的写法。其实,在最终判定工作地点变动的时候,在操作上是根据具体的事实是否发生实质性的变动来判定的。

       6、工作时间、休假以及劳动报酬这些栏目,在符合法律法规的前提下,根据企业的制度规定来填写就好。

       7、”双方约定的其他事项“这一栏,如果没有非常特殊的情况,不要填写。如果真的有特殊情况,我也建议另行补充协议,不要直接在合同上填写,因为一般特殊的事项,变化性相对强,后续变更的时候,只修改补充协议,操作更加方便。

       8、法定大于约定。法律规定的就是法定,合同协商的就是约定。法律上已经有的条款,不用再写到合同上。有的公司可能想提醒或者强调劳动合同解除和终止等方面的重要性,把法律法规的条款直接又写到了合同中,完全没有这个必要。国家的法律有公示的,成文颁布的法律条款自然有效。

       9、尽可能采用公司的管理制度文件来规范劳动关系的行为,不要在劳动合同上面填写。公司的规章制度,一经合法公布后,自然成为劳动合同的附件,不需要再在合同上注明或者填写一些你认为应当填写的条款。

10、劳动合同的签收。尽可能就直接在劳动合同的最后一页的下方空白处,让劳动者在签完劳动合同后领取合同的时候把名字签上。这样不需要再做劳动合同领取的台账,在签订劳动合同的时候,一并就填写签收了。

11、电脑台账和文本管理,编号一致存放。这里就涉及到档案管理了。最好是有相应的软件编号劳动合同,并用正规的文件档案柜存放员工的档案资料。编号一致了,管理起来十分轻松方便。

以上就是我在进行劳动合同文本管理上的一些工作总结,希望能够有所帮助,也希望同行一起探讨更好的管理方法。

感谢阅读,分享有益。

  “学杨工作站”,致力于专业的中小企业人力资源管理工作。工作站团队成员,拥有十多年人力资源管理经验,在许多大中型企业有丰富的工作经验,服务过的企业类型包括制造业、金融业、贸易行业、医药业、服务业、互联网行业等等,拥有国家注册高级人力资源管理师、经济师、法律人才、企业文化建设人才、企业高级管理人才。

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